New Advice

25.01.2019

Μια μοντέρνα επιχείρηση χρειάζεται και μοντέρνα εργαλεία

By The Impossible Team

New Advice

25.01.2019

Μια μοντέρνα επιχείρηση χρειάζεται και μοντέρνα εργαλεία

Κλείστε ραντεβού, συνεργαστείτε με την ομάδα σας, ζητήστε τη γνώμη των πελατών σας

By The Impossible Team


Πριν από περίπου μία δεκαετία, ο κόσμος του Διαδικτύου πέρασε σε μια νέα εποχή τόσο διαφορετική από την προηγούμενη, ώστε επινοήθηκε ο όρος Web 2.0 για να δηλώσει το μέγεθος της μετάβασης. Οι χρήστες πλέον μπορούσαν να εργαστούν στο Web και να λάβουν διάφορες υπηρεσίες online, για τα οποία μέχρι τότε απαιτούνταν να εγκαταστήσουν κάποια εφαρμογή στον υπολογιστή τους. Σήμερα, θεωρούμε αυτήν την κατάσταση δεδομένη, όμως είστε σίγουροι ότι γνωρίζετε ποια είναι τα καλύτερα online εργαλεία που θα εξυπηρετήσουν τις ανάγκες τις επιχείρησής σας;

Ένα email χρειάζεται μερικά μόλις δευτερόλεπτα ή και λιγότερο για να φτάσει στον προορισμό του. Πριν από την ύπαρξη της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, χρειάζονταν μέρες προκειμένου μια επιστολή σε χαρτί να παραδοθεί στα χέρια του παραλήπτη. Ακριβώς το ίδιο ισχύει για πολλές εργασίες που γίνονται καθημερινά στις επιχειρήσεις και πλέον διεκπεραιώνονται σχεδόν άμεσα, ενώ παλιά απαιτούσαν όχι μόνο περισσότερο χρόνο, αλλά και πολλές φυσικές μετακινήσεις.

Για μια επιχείρηση, η εξοικονόμηση χρόνου και κόστους είναι παραπάνω από πολύτιμη.

Αξιοποιώντας μια σειρά από εργαλεία και υπηρεσίες που προσφέρονται online ή σε ψηφιακή μορφή, ακόμη και μια μικρή, οικογενειακή ή παραδοσιακή επιχείρηση, μπορεί να μπει σε νέο ρυθμό ανάπτυξης, να οργανωθεί πιο σωστά και να εξελιχθεί.

Online ημερολόγια και κλείσιμο ραντεβού

Αντί να σημειώνετε τα ραντεβού σας στο χαρτί, στο κινητό σας ή σε μια εφαρμογή στον desktop υπολογιστή σας, μεταφέρετέ τα στο cloud, με τη βοήθεια μιας υπηρεσίας όπως τα Google Calendar και Calendly. Το πλεονέκτημά τους είναι ότι σας επιτρέπουν να μοιραστείτε το πρόγραμμά σας με άλλους, ώστε να γνωρίζουν τη διαθεσιμότητά σας για κάποια συνάντηση. Με υπηρεσίες όπως το Doodle και το When I Work, μπορείτε πολύ εύκολα και γρήγορα να προτείνετε στους συνεργάτες σας μερικές ημέρες και ώρες που έχετε διαθεσιμότητα για ραντεβού, ώστε ο καθένας να επιλέξει και στο τέλος να έχει βρεθεί εκείνη η στιγμή που θα βολεύει όλους, χωρίς ατελείωτα τηλεφωνήματα και emails με όλους τους εμπλεκόμενους.

Εικονικά meeting rooms

Θέλετε να πραγματοποιήσετε μια σύσκεψη με συνεργάτες σας που βρίσκονται σε άλλη γεωγραφική τοποθεσία ή να συνομιλήσετε με κάποιον πελάτη για την άμεση επίλυση ενός ζητήματος που δεν επιτρέπει εσείς ή εκείνος να πρέπει να μετακινηθεί; Κανένα πρόβλημα, απλά νοικιάστε ένα εικονικό δωμάτιο για βιντεοδιάσκεψη. Ασφαλώς για τον ίδιο σκοπό θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε και προγράμματα όπως το Skype, αλλά αυτό προσθέτει έναν τεχνικό περιορισμό – θα πρέπει ο συνομιλητής σας να το έχει επίσης εγκατεστημένο στον υπολογιστή ή στη φορητή του συσκευή ή τουλάχιστον να έχει δημιουργήσει έναν λογαριασμό στην υπηρεσία. Αντίθετα, μπορείτε να του στείλετε απλά ένα link για ένα εικονικό δωμάτιο βιντεοδιάσκεψης, όπου θα μπορέσει να συνδεθεί κάνοντας απλά ένα κλικ. Δοκιμάστε τα Zoom, UberConference και Join.me.

Εργαλεία συνεργασίας ομάδων

Γνωρίζετε ήδη ότι οι σουίτες γραφείου (τόσο αυτές που εγκαθίστανται τοπικά, όπως της Microsoft, όσο και αμιγώς online εργαλεία όπως της Google) παρέχουν τη δυνατότητα online συνεργασίας πάνω σε κοινόχρηστα έγγραφα σε πραγματικό χρόνο. Ωστόσο, υπάρχουν μερικά online εργαλεία που μπορεί να σας φανούν πιο χρήσιμα στην περίπτωση συγκεκριμένων εργασιών, καθώς και σε brainstorming. Μια τέτοια υπηρεσία είναι το Trello, που παρά το… περίεργο στο άκουσμα όνομά του, έχει βοηθήσει χιλιάδες ομάδες σε όλο τον κόσμο να συνεργαστούν αποτελεσματικά. Μπορείτε να δείτε ποιο μέλος της ομάδας εργάζεται πάνω σε ποιο project, ποιες εργασίες είναι σε προτεραιότητα και να αναθέσετε καθήκοντα σε κάθε μέλος. Αντίστοιχες υπηρεσίες είναι το Basecamp και το Asana – και φυσικά μην ξεχνάτε το Slack, το οποίο διαθέτει και την αντίστοιχη εφαρμογή για smartphones για να μη χάνετε τίποτε, ακόμη και εν κινήσει.

Διαχείριση Social Media

Αν έχετε αναλάβει μόνοι σας την ευθύνη ενημέρωσης των εταιρικών σελίδων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, υπάρχουν κάποια εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να κάνετε τη δουλειά σας σαν επαγγελματίες. Με πλατφόρμες όπως το Hootsuite , το Later και το Buffer, θα μπορέσετε να διαχειριστείτε το περιεχόμενο σε όλα τα social media όπου έχει παρουσία η εταιρείας σας, από ένα κεντρικό σημείο, αλλά και να προγραμματίσετε τη δημοσίευσή του περιεχομένου όποτε σας βολεύει και να συγκεντρώσετε στατιστικά στοιχεία στη συνέχεια. Προσφέρονται σε λογικό κόστος για μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις, ενώ κάποιες από αυτές τις υπηρεσίες, όπως το Buffer, δίνουν τη δυνατότητα και δωρεάν χρήσης για έως και 3 λογαριασμούς.

Δημιουργία γραφικών και επεξεργασία φωτογραφίας

Κάποια πράγματα είναι σωστό να ανατίθενται στους ειδικούς. Η δημιουργία γραφικών είναι ένα από αυτά, αλλά για μικρές, καθημερινές ανάγκες τη λύση μπορούν να σας δώσουν κάποια online εργαλεία με εξαιρετικές δυνατότητες, πολλά από τα οποία μπορείτε να αξιοποιήσετε δωρεάν ή να πληρώσετε επιπλέον μόνο όταν είναι απαραίτητο. Μερικές από τις καλύτερες τέτοιες υπηρεσίες είναι το Canva, το Snappa και το Crello, ενώ για βασική επεξεργασία εικόνων δείτε επίσης τα Pixlr και PicMonkey.

Αποστολή Newsletters

Αν έχετε μια λίστα πελατών, τους οποίους θέλετε να ενημερώνετε συχνά για τις δράσεις σας, πρέπει οπωσδήποτε να χρησιμοποιήσετε μια online πλατφόρμα για τη διαχείρισή τους, με τη βοήθεια της οποίας θα προγραμματίσετε την αποστολή τους την ώρα που θέλετε, θα δείτε στατιστικά χρήσης και θα αποφύγετε να καταλήξουν τα μηνύματά σας στον φάκελο της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Η πιο γνωστή υπηρεσία αυτού του είδους είναι το MailChimp, αλλά θα βρείτε πολύ αξιόλογη και την αντίστοιχη ελληνική υπηρεσία, Moosend.

Δημιουργία ερωτηματολογίων και εργαλεία έρευνας/ανάλυσης

Αν χρειαστεί να ζητήσετε τη γνώμη των πελατών σας για τις υπηρεσίες που παρέχετε, μπορείτε να το κάνετε με μια online υπηρεσία δημιουργίας ερωτηματολογίων και φορμών που θα συγκεντρώσει τα αποτελέσματα σε επεξεργάσιμη μορφή με γραφήματα, όπως τα Typeform και SurveyMonkey, αλλά και το ελληνικό Pollfish με την έξυπνη mobile πλατφόρμα του.

Πηγή

SHARE
FETCHING MORE CONTENT

Window will close in 15 secs

QUOTE OF THE DAY

My life is my message

- Mahatma Gandhi

, Indian activist